Datové formáty počítačových programů by měly být veřejně známé a standardizované. Problém ovšem je, že např. úřady často používají tzv. uzavřené datové formáty. Pro práci s takovým souborem musíte mít jeden konkrétní program, často od jednoho výrobce.
Řešením situace jsou datové formáty, jejichž technická struktura je odborné veřejnosti známá, je popsaná normou a nejlépe také standardizovaná . Pokud jsou tímto způsobem data uložena, můžete je zpracovat v mnoha programech a nejste omezeni jedním výrobcem. Ideálním programem je v takovém případě kancelářský balík OpenOffice.org.
[audio:RadioBeat-22042011-formaty.mp3]